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实用商务礼仪第十章 商务会议礼仪
作者:苏晓东    文章来源:离退办    点击数:    更新时间:2018/9/28    
  • 商务活动中的会议很多,如董事会、生产经营会、营销会、产品推介会、客户代表座谈会等等。这是企业一项经常性的活动,目的是把决策层的意图传达贯彻下去;把生产、经营中的情况反映上来,这些都是关系到企业生存与发展的大问题。因此,集中精力组织开好每一次会议,就显得十分必要。

    第一节  会前准备

    商务会议可以简单地分为企业内部会议和企业外部会议。企业内部会议,主要是研究如何降低生产成本、提高生产效率,多生产物美价廉的畅销产品。因为这些都是内部的事务,除庆功会、表彰会开得隆重一些外,其他可以通过利益驱动的机制来调动员工的积极性,用不着劳师动众。外部会议的参加者是经销商和消费者,他们是企业的“上帝”,不敢怠慢。因此这个方面的会议就开得隆重、热烈一些。本章主要讨论这方面的内容。

    一、撰写会议方案

    会议方案,主要包括以下内容:

    1、会议主题:即召开此次会议的目的意义。

    2、会议名称:根据主题拟定会议名称。

    3、参会人员:包括邀请的上级领导、行业代表、经销商、客户代表,以及主办方的领导和工作人员等。

    4、会议时间:会议召开时间与延续时间。

    5、会议地点:会场地点,住宿地点以及乘车路线。

    6、会议负责人:负责整个会务工作。

    7、会议程序:来宾签到,大会开幕,主持人致欢迎辞,领导讲话,代表发言,会议结束,发纪念品等。

    8、会议文件:会议通知、邀请函、请柬、签到、产品意见建议表、产品介绍资料、订货意向书、购销合同等。

    9、会场布置:会场格调、主席台布置、会标横幅、准备桌椅茶水、会场外悬挂大型彩色气球与广告条幅等。

    10、会议用品:纸、笔等文具,视听器材,背景音乐,产品样品,纪念品等。

    11、会务工作:安排外地前来参加会议人员报到、住宿、餐饮、娱乐,安排汽车接送来宾等。

    12、宣传报导:邀请新闻传播媒体采访、报导大会实况。

    每次会议的性质、内容不同,会议方案要根据实际情况作相应的调整。

    二、设立会务机构

    商务活动中大型会议,参会人员多,事务也很多,如会场准备、与会人员签到、大会报告、会议资料发放、住宿、宴请、娱乐、外地人员的迎来送往等等。靠临时安排几个人负责会务,很难周全,稍有不慎,就会得罪客人。必须成立大会秘书处,下设会务组、资料组、宣传组、保卫组、后勤保障组,职责明确,各司其职,才能有效保证会议的顺利召开。

    1、会务组:负责发送会议通知、请柬,大、小会场的布置,如摆放桌椅、名牌、布置会议主席台、备足茶水饮料、室外悬挂彩球条幅等。会务组还负责整个会议期间车辆使用,如外来人员的接送、参观旅游用车等。

    2、资料组:起草大会报告和主持人讲话稿;收集、整理、印发会议资料,如代表发言、会议简报等;负责签到,发放大会资料和纪念品等。

    3、宣传组:主要负责邀请报刊、电视、网络传播媒体采访、报道大会实况。这是扩大会议影响的一项重要工作。企业开会,目的是推介产品,扩大知名度,提高市场占有率。有时候,你花钱打许多广告,还抵不上一篇新闻报导。在受众眼里,广告是“黄婆卖瓜,自卖自夸”,而新闻报导具有一定的客观性和真实性,比广告更值得信赖。

    4、保卫组:主要负责大会期间的安全保卫,防止出现偷盗、食物中毒、扰乱会场等问题的发生。

    5、后勤保障组:主要负责与会人员的住宿、餐饮、宴请、娱乐和物资供应。

    三、准备会议用品

    现代化的会议离不开各种辅助器材,在召开会议之前,就应该把各种辅助器材准备妥当。

    1、桌椅、名牌、茶水

    桌椅是最基本的设备,可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型,如果参加会议的人数较多,一般应采用报告型,不需要准备座位牌;如果参加会议的人比较少,一般采用圆桌型,并且要制作座位牌,即名牌,让与会人员方便就座。会议上的茶水饮料最好用矿泉水,因为每个人的口味不一样,有的人喜欢喝茶,有的人喜欢喝饮料,还有的人喜欢喝咖啡,所以如果没有特别的要求,矿泉水是最能让每个人都接受的选择。

    2、签到簿、名册

    签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少,分别是谁,一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席,另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作,比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料,加深了解,彼此熟悉。

    3、黑板、白板、笔

    在有的场合,与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图,从而说明问题。虽然现在视听设备发展得很快,但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱,而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外,粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。

    4、各种视听器材

    现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备,给人们提供了极大的方便。在召开会议前,必须先检查各种设备是否能正常使用,如果要用幻灯机,则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来,有时需要立即把会议的结论或建议打印出来,这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。

    5、资料、样品

    如果会议属于业务汇报或者产品介绍,那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时,单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的,如果给大家展示一个具体的样品,结合样品一一介绍它的特点和优点,那么给大家留下的印象就会深刻得多。

    第二节  出席会议人员礼仪

    商务会议,尤其是中、大型会议,是很正式、庄重的场合,无论是会议举办方还是参与者,都要注重仪容仪表,讲究文明礼貌。

    一、主持人礼仪

    会议主持人是大会注目的焦点,作为与会人员的表率,在开会之前更应好好修饰一番。

    1、主持人应着装整洁、精神饱满、大方庄重,切忌不修边幅,邋里邋遢。主持人走上主席台时,应步伐稳健有力,行走的速度因会议的性质而定,一般来说,欢快、热烈的会议步频应较快,纪念、悼念性的会议步履应较慢。

    2、入席后,如果主持人是站立主持,应双腿并拢,腰背挺直。持稿时,一只手持稿的底中部,另一只手五指并拢自然下垂。双手持稿时,应与胸齐高。坐姿主持时,应身体挺直,双臂前伸,两手轻按于桌沿。主持过程中,切忌出现搔头、揉眼、盘腿等不雅动作。

    3、主持人应口齿清楚,言谈思维敏捷,简明扼要。主持人应根据会议性质调节会议气氛,或庄重,或幽默,或沉稳,或活泼。

    4、主持人在开会期间对会场上的熟人不要打招呼,更不能寒暄闲谈。可在会议前,或会议休息时间点头、微笑致意。

    二、会议发言人礼仪

    会议发言有正式发言和自由发言两种,前者一般是领导报告,后者一般是讨论发言。正式发言者,应衣冠整齐,走上主席台时应步态自然、刚劲有力,体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰、讲究逻辑、简明扼要。要时常抬头扫视一下会场,不能只顾低头读稿,旁若无人。发言完毕,应对听众的倾听表示谢意。

    自由发言应根据会议的安排,按顺序发言。发言篇幅不宜太长,观点应明确,与他人有分歧时,应以理服人,态度平和,讲究文明礼貌。

    如果有会议参加者对发言人提问,应礼貌作答。对不能回答的问题,应机智而礼貌地说明理由。对提问人的批评和意见应认真听取,即使提问者的批评是错误的也不应失态。

    三、与会者礼仪

    1、会议参加者应衣着整洁,仪表得体,不卑不亢,落落大方。

    2、遵守时间,准时入场,进出有序。在本地开会,应提前10分钟的时间到达会场,以便有充裕的时间签名、领取材料并找到就座之处。前往异地参加会议,最好提前一天报到,以便熟悉有关情况。

    3、维持秩序。

    ⑴各就各位。出席正式会议时,应在指定之处就座。未获许可时,不要另择座位。

    ⑵保持安静。除正常的鼓掌外,严禁出现任何噪音。中途退场应轻手轻脚,不影响他人。

    ⑶遵守规定。对有关禁止录音、录像、拍照、吸烟以及使用移动电话等会议的具体规定,要认真予以遵守。

    4、专心听讲。

    ⑴一心一意。当他人发言时,不应心不在焉,更不得公然忙于他事,不应与旁边的人窃窃私语,或是肆无忌惮地接打手机、发送短信,也不应打呵欠、皱眉头、摇头晃脑、指指点点。

    ⑵支持他人。当自己听取他人发言时,除适当地进行记录外,应注视对方,并在必要时以点头、微笑或掌声表达对对方的支持之意。

    第三节  会议座次安排

    一、小型会议座次安排

    小型会议,一般指参加者较少、规模不大的会议。它的主要特征,是全体与会者均应排座,不设立专用的主席台。小型会议的排座,目前主要有以下三种具体形式。

    1、自由择座。它的基本做法,是不排定固定的具体座次,而由全体与会者完全自由选择座位就座。

    2、面门设座。它一般以面对会议室正门之位为会议主席之座,即尊位。通常会议主席坐在离会议门口最远的桌子末端。主席两边是为参加公司会议的客人和拜访者的座位,或是给高级管理人员、助理坐的,以便能帮助主席分发有关材料、接受指示或完成主席在会议中需要做的事情。

    3、依景设座。所谓依景设座,是指会议主席的具体位置,不必面对会议室正门,而是应当背依会议室之内的主要景致之所在,如字画、讲台等。其他与会者的排座,则略同于前者。

    二、大型会议座次安排

    型会议,一般是指与会者众多、规模较大的会议。如企业职工代表大会、报告会、经验交流会、新闻发布会、庆祝会。它的最大特点,是会场上应分设主席台与群众席。前者必须认真排座,后者的座次则可排可不排。

    1、主席台排座:大型会场的主席台,一般应面对会场主入口。在主席台上的就座之人,通常应当与在群众席上的就座之人呈面对面之势。在其每一名成员面前的桌上,均应放置双向的名牌。主席台排座,具体又可分作主席团排座、主持人坐席、发言者席位等3个不同方面的问题。

    ⑴主席团排座:主席团,在此是指主席台上正式就座的全体人员。按照惯例排定主席团位次的基本规则有三:一是前排高于后排,二是中央高于两侧,三是右侧高于左侧。判断左右的基准是顺着主席台上就座的视线,而不是观众视线。

    ⑵主持人坐席:会议主持人,其具体位置有三种方式可供选择:一是居于前排正中央;二是居于前排的两侧;三是按其具体身份排座,但不宜令其就座于后排。

    ⑶发言者席位:发言者席位,又叫做发言席。在正式会议上,发言者发言时不宜就座于原处发言。发言席的常规位置有两种:一是主席团的正前方;二是主席台的右前方。

    2、群众席排座:在大型会议上,主席台之下的一切座位均称为群众席。群众席的具体排座方式有二。

    ⑴自由式择座:即不进行统一安排,而由大家各自择位而坐。

    会议工作流程图

        一、会前工作流程

    确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规格→确定会议时间与会期→明确会议所需设备和工具→明确会议组织机构→确定与会者名单→选择会议地点→安排会议议程和日程→制发会议通知→ 制作会议证件→准备会议文件材料→安排食住行→制订会议经费预算方案→布置会场→会场检查

    二、会中工作流程图

    报到及接待工作→组织签到→做好会议记录→会议信息工作→编写会议简报或快报→做好会议值班保卫工作→做好会议保密工作→做好后勤保障工作

    三、会后工作流程图

    安排与会人员离会→撰写会议纪要→会议的宣传报道→会议总结→催办与反馈工作→会议文书的立卷归档

    ⑵按单位就座:它是指与会者在群众席上按单位、部门或者地位、行业就座。它的具体依据,既可以是与会单位、部门的汉字笔画的多少、汉语拼音字母的前后,也可以是其平时约定俗成序列。按单位就座时,若分为前排后排,一般以前排为高,后排为低;若分为不同楼层,则楼层越高,排序便越低。在同一楼层排座时,又有两种普遍通行的方式:一是以面对主席台为基准,自前往后进行横排;二是以面对主席台为基准,自左而右进行竖排。

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